– § – SCRIVERE UN MANUALE OPERATIVO (QUANDO LO SI VUOLE SCRIVERE) – § – 

La stesura di un Manuale Operativo in un sistema di franchising è una attività alquanto impegnativa e costituisce un vero e proprio investimento. Forse per questo è così raro trovarne uno ben fatto nel panorama delle reti nazionali

Uno dei fondamentali ed essenziali elementi per un sistema di franchising è quello di essere dotato di sistema organizzativo che sia funzionale e, soprattutto, replicabile e trasferibile. Requisito indispensabile per ottenere tale risultato è la completezza ed il dettaglio della manualistica che consenta l’attuazione pratica ed operativa di tutto quanto caratterizza lo stesso sistema. Tale attività si concretizza nella stesura del principale documento denominato Manuale Operativo, la cui stesura è, troppo spesso, volontariamente semplificata e la cui importanza è, troppo spesso, volontariamente sminuita.

Ho già trattato il tema Manuale Operativo, sicuramente anche citato in altri interventi, e nello specifico ai seguenti articoli:

I due interventi non fanno cenno, però, ad una delle questioni più delicate, il processo di redazione, scrittura e costruzione del Manuale Operativo.
Si tratta di un documento che, oltre a definire il metodo con il quale si trasferisce parte del know how del sistema di franchising, offre al franchisee soluzioni concrete in termini operativi, informativi e anche, direi, formativi utilizzandolo come “libro di testo” per la formazione iniziale.

Cosa dovrebbe contenere un Manuale Operativo? Come detto, lo scopo principale del Manuale Operativo è supportare le operazioni gestionali ad ampio raggio, cioè, supportare gli affiliati (e le sue risorse umane) nella loro attività. Il Manuale Operativo deve contenere e definire, quindi, in una forma di interconnessione, attività operative quali: cos’è il franchising e come funziona, i dettagli dello specifico business del franchising di riferimento, il ruolo del franchisee, quello dei dipendenti, i pirincipali processi, i singoli compiti delle risorse umane, gli standard di prestazione che il franchisor richiede, gli obblighi delle parti, il supporto reciproco, la pubblicità, il marketing, temi del lavoro, la sicurezza, la gestione del personale, l’approccio ai clienti, la gestione dei contenziosi, ecc., ecc..

Chi dovrebbe scriverlo? In considerazione della tipologia del documento, le finalità e le sue funzioni, la prima risposta è sintetica: le risorse più competenti a disposizione del franchisor. Certamente non il consulente al franchising o il responsabili allo sviluppo del franchising o altro soggetto non direttamente ed effettivasmente conoscitore del sistema di franchising, dell’azienda, dell’operatività, del know how, ecc..
La risposta più lunga è: sei tu (l’imprenditore) e i tuoi dipendenti e collaboratori “chiave”, gli specialisti più importanti del “ciclo produttivo”.

Quando dovrebbe essere scritto? Il Manuale Operativo è il documento che consente di definire le molte e complesse attività del sostema di franchsiing e fornisce anche l’opportunità di pianificare il programma di sviluppo con maggiore serenità, sicurezza e tranquillità legale. Il Manuale Operativo deve essere scritto prima di proporre a terzi una affiliazione.

Quali sono le fasi di scrittura? Il processo di scrittura del Manuale Operativo è simile al processo di scrittura di qualsiasi documento tecnico, di riferimento o di formazione rivolto ad un utente finale che ha bisogno di essere supportato per attuare ed eseguire funzioni specifiche e particolari. Un Manuale Operativo è il più classico di quei documenti denominati “documento utente”, come una guida alla programmazione video o un manuale di elaborazione testi.
La scrittura implica l’elaborazione di almeno le seguenti fasi: definizione dello scopo e della funzione, analisi dei soggetti ai quali è rivolto, includendo compiti e informazioni di qualsiasi natura, determinazione del contenuto, scrittura del contenuto, rivisitazione e valutazione di quanto scritto, controlli finali e stesura della versione definitiva.

In conclusione, si tratta di un lavoro faticoso e costoso. Ho detto tutto.

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